Automatisierte Workflows & Organisation
Calendly Integration: Termine mit KlickTipp automatisieren
Möchtest Du Deine Calendly Integration optimieren? Mit dieser Anleitung lernst Du, wie Du Calendly nahtlos mit KlickTipp verbindest. So kannst Du Termine, Buchungen und Event-Daten automatisch in Dein KlickTipp-Konto übertragen und effizient für Dein E-Mail-Marketing nutzen.
Dank der Calendly Integration werden Event-Details, Teilnehmerdaten und Buchungsstatus automatisch verarbeitet und gespeichert. So hast Du alle wichtigen Informationen zentral verfügbar und kannst Deine Workflows optimal automatisieren.
In nur wenigen Schritten zeigen wir Dir:
- Wie Du einen Workflow in n8n importierst und anpasst.
- Wie Du Calendly mit KlickTipp verbindest.
- Wie Du Stammsatzfelder und Feld-IDs richtig einrichtest, um die Datenübertragung zu automatisieren.
- Wie du n8n einfach selbst z. B. über elestio hosten kannst, zeigen wir Dir im Beitrag zur elestio-Grundinstallation. Das Ganze lässt sich aber problemlos auch in einer bestehenden Infrastruktur nutzen, sofern Node.js darauf läuft.
Wichtig zu wissen
Bevor Du Workflows importieren kannst, stelle sicher, dass die aktuelle KlickTipp Community Node in Deinem n8n-Konto installiert ist. Eine Anleitung findest Du im Beitrag KlickTipp Community Node in n8n installieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Workflow in n8n importieren
- Öffne den Start- oder Home-Bildschirm von n8n.
- Klicke oben rechts auf die Schaltfläche → Add Workflow, um einen neuen Workflow zu erstellen.
- Daraufhin öffnet sich ein leerer Editor, in dem Du Deinen Workflow erstellen kannst.
- Import durchführen
- Klicke oben rechts im Editor auf die drei Punkte, um das Menü zu öffnen.
- Wähle im Menü den Punkt → Import from File aus. Lade Dir dazu hier direkt die passende Workflow-Import-Datei herunter.
- Wähle die heruntergeladene JSON-Datei aus und klicke auf → Öffnen, um sie zu importieren.
- Der Workflow wird automatisch importiert und direkt im Editor angezeigt.
Kalender-Integration konfigurieren
- Calendly-Node öffnen
- Doppelklicke auf die Calendly-Node im Workflow, um sie zu bearbeiten.
- Erstelle unter → Credential to connect with neue Zugangsdaten (Credentials), um die Verbindung herzustellen.
- Zugangsdaten hinterlegen
- Klicke auf → Create New Credential, um neue Zugangsdaten zu erstellen.
- Wähle zwischen API Key oder Personal Access Token, je nachdem, was Du verwenden möchtest.
- Gib Deinen Calendly API Key ein. Eine Anleitung zur Erstellung findest Du im Beitrag Authentifizierung mit persönlichen Zugangstoken.
- Scope definieren
- Entscheide, ob Du alle Buchungen überwachen möchtest (Organisation/Organization) oder nur spezifische Events eines einzelnen Nutzers (User).
- Wähle die Events aus, die Du überwachen möchtest – beispielsweise → Event Created und → Event Cancelled.
Vorbereitungen innerhalb des KlickTipp Kontos
- Stammsatzfelder erstellen
- Erstelle in Deinem KlickTipp-Konto alle notwendigen Stammsatzfelder, wie → Join-URL, → Reschedule-URL, → Cancel-URL, Start- und Endzeiten sowie den Event-Namen. So kannst Du die von Calendly übertragenen Informationen im Stammsatz Deiner Kontakte speichern.
Hier haben wir eine Übersicht für Dich zusammengestellt:
| Feld-Name | Feld-Typ |
|---|---|
| Calendly_event_name | Zeile |
| Calendly_join_url | URL |
| Calendly_reschedule_url | URL |
| Calendly_cancel_url | URL |
| Calendly_event_start_datetime | Datum & Zeit |
| Calendly_event_end_datetime | Datum & Zeit |
| Calendly_invitee_start_date | Datum |
| Calendly_invitee_end_date | Datum |
| Calendly_invitee_start_time | Zeit |
| Calendly_invitee_end_time | Zeit |
| Calendly_invitee_timezone | Zeile |
KlickTipp-Integration konfigurieren
- Authentifizierung in Klick Tipp-Node
- Doppelklicke auf die KlickTipp-Node, um sie zu öffnen.
- Wähle unter → Credential to connect with die Option → Create New Credential, um neue Zugangsdaten zu erstellen.
- Benutzerdaten eingeben
- Trage den Benutzernamen und das Passwort aus Deinem KlickTipp-Hauptkonto ein.
- Falls Du ein Unterkonto mit einer spezifischen Rolle (z. B. API) angelegt hast, kannst Du auch dessen Zugangsdaten verwenden.
- Felderzuordnung / Mapping festlegen
- Ordne die bereits ausgefüllten Werte unter → Field Value in der importierten KlickTipp Node Deinen passenden, neu erstellten Calendly-KlickTipp-Stammsatzfeldern unter → Field Name zu.
- Orientiere Dich beim Auswählen der Feldnamen einfach an der Reihenfolge der Tabelle. Achte dabei darauf, dass die Standard-Felder für Vor- und Nachnamen vor den zusätzlichen Stammsatzfeldern stehen.
Workflow speichern und aktivieren
- Speichere den Workflow, indem Du oben rechts auf → Save klickst.
- Aktiviere den Workflow, indem Du auf die Schaltfläche Inactive klickst, um den Status auf Active zu setzen.
- Ab jetzt werden die Calendly-Buchungen automatisch durch den Workflow verarbeitet und in KlickTipp importiert.
Mit der Calendly Integration in KlickTipp kannst Du Daten effizient verarbeiten und Events automatisch verwalten. Nutze diese Verbindung, um Dein E-Mail-Marketing zu optimieren und Deine Workflows zu automatisieren. Viel Erfolg bei der Einrichtung!
