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Lexware Office mit KlickTipp verbinden und automatisieren

Erfahre, wie Du Lexware Office mit KlickTipp verbinden kannst, um Tags, Kontakt-Updates und E-Mails automatisch auszulösen – ganz ohne manuellen CSV-Export.

Diese Anleitung richtet sich an Selbständige, Freiberufler und kleine bis mittlere Unternehmen, die nicht länger mit Tabellen, manueller Rechnungsstellung und verstreuten Kundendaten arbeiten möchten. Sie erklärt, wie Du Lexware Office mit KlickTipp verbinden kannst, damit Rechnungen automatisiert erstellt werden, Kontaktdaten synchron bleiben und Kaufdaten in Deine Kampagnen einfließen.

In der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung erfährst Du, wie Du Lexware Office mit KlickTipp verbindest, um Rechnungen und Kontakte automatisch zu synchronisieren. Folge der Anleitung, um praktische Automatisierungen und Beispiele einzurichten, die auf typische Geschäftsabläufe zugeschnitten sind.

Deine Vorteile mit KlickTipp und Lexware Office

  • Zeit sparen: Rechnungen in Lexware Office automatisch aus KlickTipp-Ereignissen erstellen (z. B. abgeschlossene Käufe), so entfallen manuelle Eingaben und Verzögerungen.
  • Bessere Segmentierung: Synchronisiere Kunden- und Kaufdaten, sodass Du Abonnenten nach Ausgaben, gekauften Produkten oder Zahlungsstatus segmentieren kannst – für relevantere Kampagnen.
  • Genauere Buchhaltung: Halte Deine Kundenstammdaten und Umsatzzahlen in Lexware Office auf dem aktuellen Stand, um Fehler zu reduzieren und Buchhaltung sowie Reporting zu beschleunigen.
  • Intelligentere Kampagnen: Nutze finanzielle Erkenntnisse aus Lexware Office in KlickTipp, um gezielte Follow-ups, Upsells und Zahlungserinnerungen basierend auf echten Transaktionen auszulösen.

Lexware-Rechnungsereignisse mit KlickTipp synchronisieren

Synchronisiere Rechnungs- und Zahlungsstatus automatisch von Lexware Office zu KlickTipp, damit Du freundliche Zahlungserinnerungen senden und Kontaktsegmente ohne manuellen Aufwand aktualisieren kannst. Der Vorteil: Du sparst Zeit, vermeidest vergessene Zahlungen und löst gezielte Kampagnen wie Erinnerungen, Dankesnachrichten oder Upsells auf Basis realer Rechnungsvorgänge aus.

Bereit loszulegen?

Nutze die folgenden Make-Templates, um die Szenarien direkt in Deinen Make-Workspace zu importieren. Verknüpfe einfach Deine Accounts von Lexware Office und KlickTipp und starte die Automatisierung.

Voraussetzungen

  • Ein aktives KlickTipp-Konto mit API-Zugriff. Die API-Zugangsdaten findest Du in Deinem KlickTipp-Konto.
  • Aktives Make-Konto (um die bereitgestellten Szenarien zu importieren und auszuführen).
  • Ein aktives Lexware-Office-Konto mit API-Zugriff sowie den erforderlichen Entwicklerzugangsdaten oder einem API-Token.
  • Eine vorhandene Erinnerungs-Kampagne in KlickTipp (Du kannst sie vor oder nach der Einrichtung anlegen).
  • Zugriffsrechte zum Verbinden der KlickTipp- und Lexware-Konten (Administrator-Zugangsdaten).
  • Eine Test-Kundenrechnung in Lexware zur Validierung der Automatisierung (empfohlen).

Vorbereitungen in Deinem KlickTipp-Konto

Nachfolgend findest Du die Vorbereitungsschritte für KlickTipp und Lexware Office. Befolge die einzelnen Schritte sorgfältig, auch wenn Du bisher keine Erfahrung mit APIs hast. Tags und benutzerdefinierte Felder in KlickTipp müssen manuell angelegt werden, bevor Du das Make‑Szenario aktivierst.

Datenfelder in KlickTipp erstellen

Erstelle folgende benutzerdefinierte Felder in KlickTipp (Name und Typ):

  • Lexware | Beleg URL — URL
  • Lexware | Zahlungsziel — Datum
  • Lexware | Rechnungsnummer — Textzeile
  • Lexware | Rechnungsbetrag — Dezimalzahl

KlickTipp-Tags definieren oder erstellen

Tags, die Du in KlickTipp erstellen musst (manuell):

  • Lexware | Offene Rechnung
  • Lexware | Bezahlte Rechnung

Weitere Vorbereitung in KlickTipp

Erstelle bzw. überprüfe Folgendes in KlickTipp:

  • Eine Erinnerungs-E-Mail-Kampagne existiert, die durch das Szenario via Tags oder Status ausgelöst wird.
  • Deine KlickTipp-API-Zugangsdaten (API-Schlüssel) stehen bereit, um Make zu verbinden.
  • Lege fest, wo Rechnungsdaten gespeichert werden sollen; wir empfehlen die Nutzung der unten aufgeführten benutzerdefinierten Felder.

Vorbereitungen in Lexware Office

  • Aktiviere in Deinem Lexware-Konto den API-Zugriff und erstelle bei Bedarf API-Zugangsdaten. Weitere Infos: Lexware API-Dokumentation
  • Rufe testweise über die API oder den Lexware-Office-Export eine Rechnung ab, um den Zugriff zu bestätigen.

Vorlage importieren, einrichten und Integration testen

Make: Lexware Rechnungserinnerungs-Automation für KlickTipp

Um direkt zu starten, klicke auf den untenstehenden Link, um eine sofort einsatzbereite Make-Vorlage für automatische Rechnungserinnerungen von Lexware an KlickTipp zu öffnen: Lexware-Vorlage zur automatischen Rechnungserinnerung für KlickTipp

Test der Automatisierung

  • Erstelle eine Testrechnung in Lexware mit Fälligkeitsdatum und öffentlichem Dokumentenlink.
  • Führe das Szenario aus (oder löse den Webhook aus). Überprüfe, ob in KlickTipp ein Kontakt erstellt oder aktualisiert wird und die zugeordneten benutzerdefinierten Felder korrekt befüllt sind.
  • Ändere den Rechnungsstatus in Lexware auf → Bezahlt  und führe das Szenario erneut aus. Bestätige, dass KlickTipp  → Lexware | Offene Rechnung  entfernt,  → Lexware | Bezahlte Rechnung  hinzufügt und Zahlungsdatum sowie Betrag korrekt erfasst werden.

Live-Schaltung

  • Nach erfolgreichem Test schalte das Make-Szenario in den Live-Modus und aktiviere es.
  • Wenn Du das Abfrageverfahren (Polling) verwendest, lege das Abfrageintervall fest. Bei Webhooks: Stelle sicher, dass die Webhook-URL in Lexware aktiv ist und das Szenario läuft.
  • Prüfe, dass Dein KlickTipp-API-Schlüssel und Deine Lexware-Zugangsdaten in Make gespeichert und sicher sind. Sobald das Szenario aktiv ist, synchronisiert es Rechnungen und Kontaktdaten und löst automatisch Deine Erinnerungskampagne aus.

Make: Lexware Office und KlickTipp – Rechnungsstatus-Synchronisation

Klicke auf den folgenden Link, um ein einsatzbereites Make-Szenario zu importieren, das Änderungen des Lexware-Rechnungsstatus automatisch mit KlickTipp-Segmenten synchronisiert.

Schnelle Import-Schritte

  • Öffne den Vorlagenlink und klicke in Make auf → Use Template.
  • Erstelle ein neues Szenario basierend auf der Vorlage.
  • Gib Deine Lexware-API-Zugangsdaten ein oder füge die Make-Webhook-URL in Lexware ein, falls die Vorlage Webhooks nutzt.
  • Füge Deinen KlickTipp-API-Schlüssel hinzu, wenn das KlickTipp-Modul danach fragt.

Testen der Automatisierung

  • Erstelle eine Testrechnung in Lexware mit einem Fälligkeitsdatum und einem öffentlichen Rechnungslink.
  • Löse die Vorlage aus (Rechnung erstellen oder auf den Webhook/Polling warten). Prüfe, dass in KlickTipp ein Kontakt erstellt oder aktualisiert wurde und die Felder → Gutschein-URL (Voucher URL)  und  → Fälligkeitsdatum (Payment Due Date)  korrekt befüllt sind.
  • Markiere die Rechnung in Lexware als bezahlt und überprüfe, dass KlickTipp  → Lexware | Open Invoice  entfernt und  → Lexware | Paid Invoice  hinzufügt.

Live-Schaltung

  • Nach erfolgreichen Tests schaltest Du das Szenario in Make auf  → Live.
  • Wenn das Abfrageverfahren (Polling) verwendet wird, lege das Abfrageintervall auf Deine gewünschte Frequenz fest. Bei Webhooks: Stelle sicher, dass sie in Lexware aktiviert sind, und aktiviere das Szenario.
  • Verwende das Tag  → Lexware | Open Invoice  als Auslöser für Deine Erinnerungskampagne in KlickTipp; das Tag  → Lexware | Paid Invoice  stoppt die Erinnerungen und startet weitere Automationen nach Zahlungseingang.

Nächste Schritte

  • Erinnerungskampagne aktivieren: Starte Deine freundliche Erinnerungssequenz, sobald das Tag  → Lexware | Open Invoice  hinzugefügt wird.
  • Automatisches Tagging: Lass das Make-Szenario bei neuen/offenen Rechnungen das Tag → Lexware | Open Invoice hinzufügen und es bei Zahlungseingang durch  → Lexware | Paid Invoice  ersetzen.
  • Kontakte nach Zahlungsstatus segmentieren: Erstelle Segmente für säumige Kunden (Offene Rechnung + Zahlungsfrist überschritten), um gezielte Eskalationen oder persönliche Nachfassaktionen zu versenden.
  • Transaktions- und Nurture-E-Mails auslösen: Nutze Rechnungsereignisse, um Flows zu starten — z. B. Rechnung erstellt → sanfte Erinnerungssequenz; Zahlung erhalten → Dankes-E-Mail + Upsell-Kampagne.
  • Reporting und Aufräumen: Verwende benutzerdefinierte Felder (Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, Gutschein-URL) für die Personalisierung und um doppelte Rechnungen zu vermeiden — die Szenarien sollten Duplikate zuverlässig erkennen und vermeiden.
  • Fehlerbehandlung: Konfiguriere Make so, dass Fehler (z. B. per E-Mail oder Slack) gemeldet werden, damit Du fehlende Daten korrigieren kannst, ohne doppelte Kontakte zu erzeugen.

Zusammenfassung

Durch die Integration von KlickTipp mit Lexware Office verbindest Du Marketing und Finanzen: Kontakte, Rechnungen und Verkaufsdaten werden automatisch synchronisiert, sodass Du Zeit sparst, Fehler vermeidest und gezieltere, relevantere Kampagnen versenden kannst.

Zusätzliche Ressourcen

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