Endlich Skalierbar

Wie erzielt Event-Dienstleister Johannes Kirsch durch Automatisierung pro Jahr 101.265 € mehr Umsatz und spart gleichzeitig 207 Tage Arbeitszeit ein?

Event-Dienstleister

Johannes Kirsch, kivent GmbH

Was Sie in dieser Fallstudie erfahren

Mit welcher zeitsparenden Methode Johannes Kirsch in 8 Monaten 43 % mehr Aufträge generiert
Wie Sie Ihre Nachfassquote mit einer simplen Prozess-Automatisierung um bis zu 250 % steigern
Wie Event-Dienstleister die Kundenkommunikation automatisieren, sodass Informationen schneller verfügbar sind (und Events somit einfacher planbar sind)

Vom Event-Dienstleister zum Hersteller

Johannes Kirsch war schon immer begeisteter Tischfußballer und wurde sogar mehrfach zum Deutschen Meister gekürt. Leider zwang ihn sein gesundheitlicher Zustand, eine bis dahin steile Karriere als Profisportler nach zehn Jahren zu beenden.

Das Thema Tischfußball ließ ihn aber nicht los. So beschloss er, weiterhin in der Branche aktiv zu sein. Nicht mehr als Spieler, sondern als Event-Dienstleister. Mit seinem Unternehmen kivent vermietet er unter anderem Kickertische und organisiert Firmen-Events.

Das Problem: Die Organisation erwies sich als langwierig. Bis alle notwendigen Informationen vom Kunden vorliegen, vergehen teils mehrere Wochen. Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch nervenaufreibend.

Folglich versank er und sein Team immer weiter in einem administrativen Chaos, statt sich um umsatzsteigernde Aktivitäten kümmern zu können.

Heute verläuft die Informationsbeschaffung automatisiert ab. Somit sind zeitliche Freiräume für neue Projekte entstanden, wie beispielsweise einer online Kickerschule oder dem Herstellen eines eigenen Kickertisches.

Wie Johannes das geschafft hat? Automatisierung.

  • Johannes Kirsch
    Event-Dienstleister

Die Herausforderungen von Johannes als Event-Dienstleister

Hoher Zeitaufwand bei Erstellung von Angeboten

Das Erstellen und Nachfassen von Angeboten nahm rund 2 Stunden pro Angebot in Anspruch. Bei rund 421 Angeboten kommt man somit auf 842 Stunden Zeitaufwand und 42.100€ Kosten pro Jahr!

Geringe Nachfassquote

Der Zeitaufwand bei der Angebotserstellung wirkt sich auch auf die Nachfassquote aus: Es bleibt kaum Zeit über, um Interessenten aktiv nachzutelefonieren. Die Folge: hohe entgangene Umsätze, da nur rund 40% der Angebote nachgefasst wurden.

Manueller Aufwand bei Informationsbeschaffung

Ein Event in der Zukunft mit Kickertischen und Co. zu versorgen, verlangt sorgfältige Planung. Hier kam es oftmals zu einem Hin und her zwischen Kunden und Anbieter, da notwendige Informationen nicht direkt beschaffen werden können oder sich spontan Änderungswünsche ergeben.

Die Lösung: Automatisierung

Rechnungserstellung automatisieren

Johannes hat eine simple Automatisierung erstellt: Sobald ein Angebot in seiner Rechnungs-Software erstellt wurde, erhält der Kontakt automatisch Erinnerungs-E-Mails durch KlickTipp.

Vertriebsautomatisierung durch Erinnerungs-E-Mails

Bleibt ein Angebot 7 Tage nach Erstellung unbeantwortet, wird der Vertrieb automatisch informiert. Dieser kann mit einem Klick entscheiden, ob eine automatisierte Nachfasskampagne per E-Mail starten oder der Kunde angerufen werden soll.

Informationen digital abfragen

Ein Kontaktformular, auf dem Interessenten vorab alle notwendigen Informationen eintragen können, wurde mit KlickTipp verbunden. Somit werden diese Informationen an KlickTipp übergeben. Das Team kann mit wenigen Mausklicks alle relevanten Daten abrufen. Das reduziert die Bearbeitungszeit deutlich.

Automatisierung funktioniert auch für Sie!

Die Automatisierung erlaubte es Johannes und seinem Team, sich auf die großen und wichtigen Kunden zu konzentrieren, statt die meiste Zeit mit Nachfassen von kleinen Aufträgen zu verschwenden. Auch die Informationsbeschaffung läuft nun bedeutend schneller ab.

Bei gleichbleibender Teamgröße hat er nicht nur massiv Zeit eingespart, sondern seinen Umsatz auch massiv angekurbelt.

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Die Resultate im ersten Jahr der Automatisierung

43%
mehr Aufträge
101.265€
mehr Umsatz
207
Arbeitstage Zeitgewinn

Die Zahlen sprechen eine eindeutige Sprache. Neben dem wirtschaftlichen Erfolg profitiert Johannes auch anderweitig von der Automatisierung:

  • Fokus auf das Wesentliche: Die Vermietung von Kickertischen ist zwar ein wichtiger Bestandteil der kivent GmbH, erzeugt allerdings gemessen am Umsatz viel Aufwand. Durch die Automatisierung kann sich Johannes wieder auf die echten Umsatztreiber konzentrieren: der Organisation von Kicker-Teamevents, die Spaß machen.
  • Zeit für das, wofür er angetreten ist: Die Automatisierung hält Johannes den Rücken frei, sodass er sich wieder auf das konzentrieren kann, wofür er angetreten ist: nämlich der Entwicklung „des geilsten Kickertisches der Welt: dem Guardian“.
  • Professioneller Ersteindruck: Johannes erhält und versendet alle notwendigen Event-Informationen durch automatisierte E-Mail-Kampagnen. So kann sich sein Team perfekt auf das Event vorbereiten und die Organisation verläuft ohne Reibungsverluste.

Rechtlich immer auf der sicheren Seite

„Nach eingehender rechtlicher Prüfung durch mein Team und mich kann ich versichern, dass alle hier vorgestellten Lösungen, Prozesse und Technologien den Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie allen sonstigen datenschutzrechtlichen Erfordernissen vollumfänglich entsprechen. KlickTipp ist zweifelsohne ein echtes Vorbild in Sachen Datenschutz, das seinesgleichen sucht.“

Dr. Stephan Gärtner

Rechtsanwalt Dr. Stephan Gärtner gilt als DIE Datenschutzrechtskoryphäe im deutschsprachigen Raum. Seit 2018 ist er Datenschutzbeauftragter von KlickTipp und sorgt für die lückenlose rechtliche Absicherung aller KlickTipp-Nutzer.

„Es lief eigentlich ganz gut, aber wir waren nur noch am Rödeln.“

Johannes hatte den Fokus verloren. Die Vermietung war zwar lukrativ, erzeugte aber gleichzeitig unverhältnismäßig viel Arbeit. Statt mehr Mitarbeiter einzustellen, hat Johannes mit KlickTipp Prozesse automatisiert, um sich wieder auf das Wesentliche im Unternehmen konzentrieren zu können.

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  • das gesamte Team spürbar entlastet.
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  • dafür sorgt, dass digitale Zusammenarbeit reibungslos funktioniert und Spaß macht.
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Wir lassen Sie nicht alleine

KlickTipp hat über 961 deutschsprachige, zertifizierte Consultants ausgebildet, die darauf spezialisiert sind, Prozesse wie diese in Ihrem Unternehmen zu implementieren.

Unsere Consultants übernehmen auf Wunsch gerne die technische Umsetzung für Sie, damit Sie sich weiterhin auf Ihre Kernkompetenz konzentrieren können. Hilfe ist nur eine E-Mail entfernt!

Mario Wolosz

Gründer von KlickTipp

Wir haben ein Zeitfenster von zwei bis drei Jahren, um die Wettbewerbsfähigkeit unserer kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz – der Säule unseres Wohlstands – zu sichern. Dazu möchten wir unseren Beitrag leisten. Er besteht aus:

  • einfachen, aber hocheffektiven Automatisierungslösungen,
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KlickTipp leistet keine Rechtsberatung im Einzelfall. Vor Umsetzung der hier dargestellten Kampagnen ist eigener anwaltlicher Rat einzuholen.