Das papierlose Büro

Wie sparen Kfz-Sachverständige mit digitalisierten Prozessen DSGVO-konform bei jedem Gutachten bis zu 113 Minuten Arbeitszeit ein?

Sachverständige

Maik Radke, Kfz Sachverständigenbüro Radke GmbH

Was Sie in dieser Fallstudie erfahren

Wie Sachverständige handschriftliche, unleserliche Dokumente vermeiden und stattdessen Daten rechtssicher digital erfassen
Welche simple E-Mail für Maik Radke im Hintergrund haufenweise 5-Sterne-Bewertungen generiert (und er somit neue Kunden ohne zusätzliche Werbekosten gewinnt)
Welches simple Tool Ihren Kalender automatisch mit Terminen für qualifizierte Verkaufsgespräche füllt

Von gestresst zu entspannt: der „digitale Sachverständige“

Ein Stapel Dokumente – Nicht nur unleserlich ausgefüllt, es fehlen auch noch wichtige Pflichtangaben. Also ab ans Telefon und den Klienten anrufen. Nicht erreichbar. Die Motivation sinkt.

Szenarien wie diese waren für Maik Radke Alltag. Oftmals musste er als Sachverständiger fehlenden Daten hinterherrennen, bestehende Dokumente einscannen und mehrfach Termine mit den Beteiligten ausmachen. Der Weg zum endgültigen Gutachten war voller nerviger, manueller Tätigkeiten.

Ständig begleitete ihn ein „Habe ich alles?“-Gefühl, welches für Stress sorgte. Die zeitliche Überlastung durch das Tagesgeschäft sorgte dafür, dass gewinnbringende Tätigkeiten in den Hintergrund rückten. Sachverständige sollten keine Zeit damit aufbringen müssen, Daten hinterherzulaufen.

Bühne frei für KlickTipp: Durch simple Digitalisierung und Automatisierung muss Maik einen Großteil dieser Aufgaben nicht mehr erledigen – und auch keiner seiner Mitarbeiter.

Formulare werden nun grundsätzlich digital ausgefüllt und Termine automatisiert vereinbart. Im Büro von Maik findet man keine Papierstapel mehr.

Durch die Digitalisierung liegen Informationen deutlich schneller und vollständiger bereit. In der Folge kommt der Sachverständige nicht nur schneller an sein Honorar, sondern genießt auch ein „Alles im Griff“-Gefühl.

Aber wie hat es Maik geschafft, den Großteil seiner Tätigkeiten zu automatisieren und dadurch den Zeitaufwand pro Gutachten von 145 auf 32 Minuten zu senken? Und all das auch noch DSGVO-konform?

  • Maik Radke
    Kfz-Sachverständiger

Die Herausforderungen von Maik Radke als Sachverständiger

Fehleranfällige handschriftliche Dokumente

Zum einen ist der Anblick eines Papierstapel demotivierend. Zum anderen können Papierdokumente verlorengehen oder die Schrift ist unleserlich. Ein echter Zeit- und Motivationsfresser.

Telefonische Terminvereinbarung

Ruft man beim Kunden an, ist dieser oftmals nicht zu erreichen. Ruft er zurück, ist man vielleicht gerade außer Haus. Aus einer simplen Terminvereinbarung wird ein aufwändiges hin und her.

Fehlende Vorbereitung seitens der Kunden

Trifft man sich mit den Kunden, sind diese oftmals nicht gut vorbereitet. Auch nach der Gutachtenerstellung bleiben Fragen offen. Die Folge: hoher zeitlicher Aufwand, der vermieden werden könnte.

Die Lösung: Automatisierung und Digitalisierung

Formulare digital erheben

Mittels einer einfachen Formular-Software erhebt Maik Radke Daten nun rein digital und übergibt diese an KlickTipp. So entstehen weniger Fehler, nichts verschwindet und es gibt keine Papierstapel mehr.

Terminbuchungen automatisieren

Mit einem Terminvereinbarungs-Tool können sich Kunden einen Termin mit einem Mitarbeiter buchen, ohne im Büro anrufen zu müssen. Beide Parteien werden automatisch benachrichtigt.

Übermittlung von Informationen per E-Mail

Bevor ein Gutachter vorbeikommt, wird der Kunde per E-Mail automatisiert darauf hingewiesen, wie er sich am besten vorbereitet. Das reduziert die Rückfragen drastisch und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Automatisierung funktioniert auch für Sie!

Papierchaos adé: Maik Radke braucht nicht mehr Mitarbeiter, um sein Büro von unleserlichen Papierstapeln zu befreien, sondern nur KlickTipp. Der Ablauf der Gutachtenerstellung läuft nun zuverlässig und ohne Kopfschmerzen wegen fehlender Daten.

Durch die Digitalisierung der Prozesse genießt Maik nun auch einen höheren Cashflow, da Aufträge deutlich schneller abgewickelt werden können. Eine Win-Win-Situation für alle Parteien!

Wollen auch Sie automatisiert mehr Kunden, mehr Geld und mehr Zeit gewinnen? Dann sehen Sie jetzt nach, welche E-Mail-Marketing-Lösung zu Ihrem Bedarf passt.

Die Resultate im ersten Jahr der Automatisierung

186.450 €
Mehrumsatz pro Jahr
1.695 h
Zeitersparnis pro Jahr
113 Min
Zeitersparnis pro Gutachten

Diese Ergebnisse sind ohne weitere Mitarbeiter entstanden – und das war noch nicht alles:

 

  • Effiziente Kundenkommunikation: Werden Dokumente digital vorausgefüllt, sinkt die Fehleranfälligkeit drastisch. Darüber hinaus ist manuelles Einscannen obsolet geworden. Eine Zeitersparnis für Kunden und Sachverständige.
  • DSGVO-konform: Mit KlickTipp ist man rechtlich auf der sicheren Seite. Maik muss sich keine Sorgen machen, womöglich gegen Datenschutzgesetze zu verstoßen.

  • Transparenz: Da alle notwendigen Daten an einer zentralen Stelle DSGVO-konform abgespeichert werden, können alle beteiligten Parteien in Windeseile die notwendigen Informationen einsehen. Sowohl Maik als Sachverständiger, als auch Anwälte.

Rechtlich immer auf der sicheren Seite

„Nach eingehender rechtlicher Prüfung durch mein Team und mich kann ich versichern, dass alle hier vorgestellten Lösungen, Prozesse und Technologien den Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie allen sonstigen datenschutzrechtlichen Erfordernissen vollumfänglich entsprechen. KlickTipp ist zweifelsohne ein echtes Vorbild in Sachen Datenschutz, das seinesgleichen sucht.“

Dr. Stephan Gärtner

Rechtsanwalt Dr. Stephan Gärtner gilt als DIE Datenschutzrechtskoryphäe im deutschsprachigen Raum. Seit 2018 ist er Datenschutzbeauftragter von KlickTipp und sorgt für die lückenlose rechtliche Absicherung aller KlickTipp-Nutzer.

„KlickTipp spart mir einen vollen Mitarbeiter.“

Es gibt zwei Arten von Sachverständigen: Auf der einen Seite jene, die nach wie vor mit fehleranfälligen Papierdokumenten arbeiten und ihre wertvolle Zeit mit manuellen Tätigkeiten verschwenden müssen.

Auf der anderen Seite jene, die die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung nutzen, um schneller, verlässlicher und rechtssicher zu arbeiten – und gleichzeitig wieder Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.

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KlickTipp hat über 961 deutschsprachige, zertifizierte Consultants ausgebildet, die darauf spezialisiert sind, Prozesse wie diese in Ihrem Unternehmen zu implementieren.

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Mario Wolosz

Gründer von KlickTipp

Wir haben ein Zeitfenster von zwei bis drei Jahren, um die Wettbewerbsfähigkeit unserer kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz – der Säule unseres Wohlstands – zu sichern. Dazu möchten wir unseren Beitrag leisten. Er besteht aus:

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KlickTipp leistet keine Rechtsberatung im Einzelfall. Vor Umsetzung der hier dargestellten Kampagnen ist eigener anwaltlicher Rat einzuholen.