Das papierlose BĂŒro

Wie sparen Kfz-SachverstÀndige mit digitalisierten Prozessen DSGVO-konform bei jedem Gutachten bis zu 113 Minuten Arbeitszeit ein?

SachverstÀndige

Maik Radke, Kfz SachverstĂ€ndigenbĂŒro Radke GmbH

Was Sie in dieser Fallstudie erfahren

Wie SachverstÀndige handschriftliche, unleserliche Dokumente vermeiden und stattdessen Daten rechtssicher digital erfassen
Welche simple E-Mail fĂŒr Maik Radke im Hintergrund haufenweise 5-Sterne-Bewertungen generiert (und er somit neue Kunden ohne zusĂ€tzliche Werbekosten gewinnt)
Welches simple Tool Ihren Kalender automatisch mit Terminen fĂŒr qualifizierte VerkaufsgesprĂ€che fĂŒllt

Von gestresst zu entspannt: der „digitale SachverstĂ€ndige“

Ein Stapel Dokumente – Nicht nur unleserlich ausgefüllt, es fehlen auch noch wichtige Pflichtangaben. Also ab ans Telefon und den Klienten anrufen. Nicht erreichbar. Die Motivation sinkt.

Szenarien wie diese waren für Maik Radke Alltag. Oftmals musste er als Sachverständiger fehlenden Daten hinterherrennen, bestehende Dokumente einscannen und mehrfach Termine mit den Beteiligten ausmachen. Der Weg zum endgültigen Gutachten war voller nerviger, manueller Tätigkeiten.

StĂ€ndig begleitete ihn ein „Habe ich alles?“-GefĂŒhl, welches fĂŒr Stress sorgte. Die zeitliche Überlastung durch das TagesgeschĂ€ft sorgte dafĂŒr, dass gewinnbringende TĂ€tigkeiten in den Hintergrund rĂŒckten. SachverstĂ€ndige sollten keine Zeit damit aufbringen mĂŒssen, Daten hinterherzulaufen.

Bühne frei für KlickTipp: Durch simple Digitalisierung und Automatisierung muss Maik einen Großteil dieser Aufgaben nicht mehr erledigen – und auch keiner seiner Mitarbeiter.

Formulare werden nun grundsätzlich digital ausgefüllt und Termine automatisiert vereinbart. Im Büro von Maik findet man keine Papierstapel mehr.

Durch die Digitalisierung liegen Informationen deutlich schneller und vollstĂ€ndiger bereit. In der Folge kommt der SachverstĂ€ndige nicht nur schneller an sein Honorar, sondern genießt auch ein „Alles im Griff“-GefĂŒhl.

Aber wie hat es Maik geschafft, den Großteil seiner Tätigkeiten zu automatisieren und dadurch den Zeitaufwand pro Gutachten von 145 auf 32 Minuten zu senken? Und all das auch noch DSGVO-konform?

  • Maik Radke
    Kfz-SachverstÀndiger

Die Herausforderungen von Maik Radke als SachverstÀndiger

FehleranfÀllige handschriftliche Dokumente

Zum einen ist der Anblick eines Papierstapel demotivierend. Zum anderen können Papierdokumente verlorengehen oder die Schrift ist unleserlich. Ein echter Zeit- und Motivationsfresser.

Telefonische Terminvereinbarung

Ruft man beim Kunden an, ist dieser oftmals nicht zu erreichen. Ruft er zurück, ist man vielleicht gerade außer Haus. Aus einer simplen Terminvereinbarung wird ein aufwändiges hin und her.

Fehlende Vorbereitung seitens der Kunden

Trifft man sich mit den Kunden, sind diese oftmals nicht gut vorbereitet. Auch nach der Gutachtenerstellung bleiben Fragen offen. Die Folge: hoher zeitlicher Aufwand, der vermieden werden könnte.

Die Lösung: Automatisierung und Digitalisierung

Formulare digital erheben

Mittels einer einfachen Formular-Software erhebt Maik Radke Daten nun rein digital und übergibt diese an KlickTipp. So entstehen weniger Fehler, nichts verschwindet und es gibt keine Papierstapel mehr.

Terminbuchungen automatisieren

Mit einem Terminvereinbarungs-Tool können sich Kunden einen Termin mit einem Mitarbeiter buchen, ohne im Büro anrufen zu müssen. Beide Parteien werden automatisch benachrichtigt.

Übermittlung von Informationen per E-Mail

Bevor ein Gutachter vorbeikommt, wird der Kunde per E-Mail automatisiert darauf hingewiesen, wie er sich am besten vorbereitet. Das reduziert die Rückfragen drastisch und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Automatisierung funktioniert auch fĂŒr Sie!

Papierchaos adĂ©: Maik Radke braucht nicht mehr Mitarbeiter, um sein BĂŒro von unleserlichen Papierstapeln zu befreien, sondern nur KlickTipp. Der Ablauf der Gutachtenerstellung lĂ€uft nun zuverlĂ€ssig und ohne Kopfschmerzen wegen fehlender Daten.

Durch die Digitalisierung der Prozesse genießt Maik nun auch einen höheren Cashflow, da AuftrĂ€ge deutlich schneller abgewickelt werden können. Eine Win-Win-Situation fĂŒr alle Parteien!

Wollen auch Sie automatisiert mehr Kunden, mehr Geld und mehr Zeit gewinnen? Dann sehen Sie jetzt nach, welche E-Mail-Marketing-Lösung zu Ihrem Bedarf passt.

Die Resultate im ersten Jahr der Automatisierung

186.450 €
mehr Umsatz
113 Min.
Zeitersparnis pro Gutachten
211
Arbeitstage Zeitgewinn
503
Bewertungen
4.98
von 5

Diese Ergebnisse sind ohne weitere Mitarbeiter entstanden – und das war noch nicht alles:

 

  • Effiziente Kundenkommunikation: Werden Dokumente digital vorausgefĂŒllt, sinkt die FehleranfĂ€lligkeit drastisch. DarĂŒber hinaus ist manuelles Einscannen obsolet geworden. Eine Zeitersparnis fĂŒr Kunden und SachverstĂ€ndige.
  • DSGVO-konform: Mit KlickTipp ist man rechtlich auf der sicheren Seite. Maik muss sich keine Sorgen machen, womöglich gegen Datenschutzgesetze zu verstoßen.

  • Transparenz: Da alle notwendigen Daten an einer zentralen Stelle DSGVO-konform abgespeichert werden, können alle beteiligten Parteien in Windeseile die notwendigen Informationen einsehen. Sowohl Maik als SachverstĂ€ndiger, als auch AnwĂ€lte.

Rechtlich immer auf der sicheren Seite

„Nach eingehender rechtlicher PrĂŒfung durch mein Team und mich kann ich versichern, dass alle hier vorgestellten Lösungen, Prozesse und Technologien den Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie allen sonstigen datenschutzrechtlichen Erfordernissen vollumfĂ€nglich entsprechen. KlickTipp ist zweifelsohne ein echtes Vorbild in Sachen Datenschutz, das seinesgleichen sucht.“

Dr. Stephan GĂ€rtner

Rechtsanwalt Dr. Stephan GĂ€rtner gilt als DIE DatenschutzrechtskoryphĂ€e im deutschsprachigen Raum. Seit 2018 ist er Datenschutzbeauftragter von KlickTipp und sorgt fĂŒr die lĂŒckenlose rechtliche Absicherung aller KlickTipp-Nutzer.

„KlickTipp spart mir einen vollen Mitarbeiter.“

Es gibt zwei Arten von SachverstĂ€ndigen: Auf der einen Seite jene, die nach wie vor mit fehleranfĂ€lligen Papierdokumenten arbeiten und ihre wertvolle Zeit mit manuellen TĂ€tigkeiten verschwenden mĂŒssen.

Auf der anderen Seite jene, die die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung nutzen, um schneller, verlĂ€sslicher und rechtssicher zu arbeiten – und gleichzeitig wieder Zeit fĂŒr die wirklich wichtigen Dinge haben.

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Mario Wolosz

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