Das papierlose Büro

Wie sparen Kfz-Sachverständige mit digitalisierten Prozessen DSGVO-konform bei jedem Gutachten bis zu 113 Minuten Arbeitszeit ein?

Sachverständige

Maik Radke, Kfz Sachverständigenbüro Radke GmbH

Was Sie in dieser Fallstudie erfahren

Wie Sachverständige handschriftliche, unleserliche Dokumente vermeiden und stattdessen Daten rechtssicher digital erfassen
Welche simple E-Mail für Maik Radke im Hintergrund haufenweise 5-Sterne-Bewertungen generiert (und er somit neue Kunden ohne zusätzliche Werbekosten gewinnt)
Welches simple Tool Ihren Kalender automatisch mit Terminen für qualifizierte Verkaufsgespräche füllt

Von gestresst zu entspannt: der „digitale Sachverständige“

Ein Stapel Dokumente – Nicht nur unleserlich ausgefüllt, es fehlen auch noch wichtige Pflichtangaben. Also ab ans Telefon und den Klienten anrufen. Nicht erreichbar. Die Motivation sinkt.

Szenarien wie diese waren für Maik Radke Alltag. Oftmals musste er als Sachverständiger fehlenden Daten hinterherrennen, bestehende Dokumente einscannen und mehrfach Termine mit den Beteiligten ausmachen. Der Weg zum endgültigen Gutachten war voller nerviger, manueller Tätigkeiten.

Ständig begleitete ihn ein „Habe ich alles?“-Gefühl, welches für Stress sorgte. Die zeitliche Überlastung durch das Tagesgeschäft sorgte dafür, dass gewinnbringende Tätigkeiten in den Hintergrund rückten. Sachverständige sollten keine Zeit damit aufbringen müssen, Daten hinterherzulaufen.

Bühne frei für KlickTipp: Durch simple Digitalisierung und Automatisierung muss Maik einen Großteil dieser Aufgaben nicht mehr erledigen – und auch keiner seiner Mitarbeiter.

Formulare werden nun grundsätzlich digital ausgefüllt und Termine automatisiert vereinbart. Im Büro von Maik findet man keine Papierstapel mehr.

Durch die Digitalisierung liegen Informationen deutlich schneller und vollständiger bereit. In der Folge kommt der Sachverständige nicht nur schneller an sein Honorar, sondern genießt auch ein „Alles im Griff“-Gefühl.

Aber wie hat es Maik geschafft, den Großteil seiner Tätigkeiten zu automatisieren und dadurch den Zeitaufwand pro Gutachten von 145 auf 32 Minuten zu senken? Und all das auch noch DSGVO-konform?

  • Maik Radke
    Kfz-Sachverständiger

Die Herausforderungen von Maik Radke als Sachverständiger

Fehleranfällige handschriftliche Dokumente

Zum einen ist der Anblick eines Papierstapel demotivierend. Zum anderen können Papierdokumente verlorengehen oder die Schrift ist unleserlich. Ein echter Zeit- und Motivationsfresser.

Telefonische Terminvereinbarung

Ruft man beim Kunden an, ist dieser oftmals nicht zu erreichen. Ruft er zurück, ist man vielleicht gerade außer Haus. Aus einer simplen Terminvereinbarung wird ein aufwändiges hin und her.

Fehlende Vorbereitung seitens der Kunden

Trifft man sich mit den Kunden, sind diese oftmals nicht gut vorbereitet. Auch nach der Gutachtenerstellung bleiben Fragen offen. Die Folge: hoher zeitlicher Aufwand, der vermieden werden könnte.